Posta Elettronica Certificata (PEC)
PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata: consiste nella trasmissione elettronica di documenti informatici, tra due indirizzi e-mail certificati, assimilabile al tradizionale sistema postale ma al quale sono state aggiunte caratteristiche che permettono di assegnare ad ogni trasmissione certezza, valore legale di invio, ricezione o mancata ricezione. Il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio e dei suoi eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. SoluzioneSito mediante collaborazione con enti autorizzati al rilascio e alla gestione di caselle di posta elettronica certificata è in grado di attivare il presente servizio sul proprio dominio soluzionepec.com. Maggiori informazioni tecniche e risposte alle domande fequenti possono essere individuate nella nostra sezione di supporto.
I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute" che il messaggio è stato spedito, che il messaggio è stato consegnato e che il messaggio non è stato alterato inserendo una marca temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano inoltre avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio.
Se il mittente dovesse smarrire le ricevute delle comunicazioni certificate inviate, la traccia informatica delle operazioni svolte viene conservata dal gestore per 30 mesi e consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. I vantaggi nell'uso della posta certificata sono presto detti:
- semplicità: il funzionamento è identico a quello delle normali e-mail
- sicurezza: le comunicazioni usano protocolli crittografati
- valore legale: i messaggi hanno pieno valore legale al pari di una raccomandata A/R
- niente virus e niente spam: il mittente riconosciuto garantisce sull'identità dell'autore
- risparmio: il costo annuo è irrisorio rispetto ai costi annui per normali raccomandate
- comodità: si può far tutto senza muoversi di casa o dal proprio ufficio
- costo fisso: si sa a priori quanto si andrà a spendere ogni anno
Alcuni esempi di utilizzo
A seguire alcuni esempi di utilizzo della Posta Elettronica Certificata nell'ambito delle più disparate attività lavorative pubbliche e private:
- Privati che vogliono evitare spese e code per l'invio delle proprie raccomandate.
- Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti.
- Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri enti o verso cittadini.
- Inoltro circolari e direttive
- Integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali, paghe...
- Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture
- Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
- Gestione di gare di appalto
- Privati ed aziende che devono inviare documenti alla Pubblica Amministrazione
Professionisti, aziende e PA
Il Decreto Legge n. 185 del 29/11/2008 convertito nella Legge n. 2 del 28 gennaio 2009 prevede che i Liberi professionisti (iscritti in Albi o Elenchi) e le imprese (costituite in forma societaria) debbano dotarsi di una casella di posta elettronica certificata rispettivamente entro uno e tre anni. L'obbligo è quindi attivo per i professionisti dal 28/11/2009 e per le aziende dal 28/11/2011.
I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato devono comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata. Le aziende devono provvedere a comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata alla Camera di Commercio che registrerà il dato rendendolo disponibile gratuitamente a chiunque ne faccia richiesta. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria. La violazione dell'obbligo di comunicazione attualmente prevede una sanzione da € 206,00 a € 2.065,00 (art. 2630 codice civile).
Le Pubbliche Amministrazioni (PA) italiane relativamente alla Posta Elettronica Certificata si trovano nell'obbligo a partire dal mese di marzo del 2007 a dover applicare la "Direttiva per l'utilizzo della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni", emanata il 27 novembre 2003 dal Ministero dell'Innovazione e le Tecnologie di concerto con il Ministero per la Funzione Pubblica. (G.U. 12 gennaio 2004, n. 8) e successivo Decreto Legislativo 7 marzo 2005, numero 82 che al punto 3 chiarisce che:
Entro ventiquattro mesi dalla data di entrata in vigore del presente codice (7 marzo 2007) le pubbliche amministrazioni centrali provvedono a:
- istituire almeno una casella di posta elettronica istituzionale ed una casella di posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, per ciascun registro di protocollo;
- utilizzare la posta elettronica per le comunicazioni tra l'amministrazione ed i propri dipendenti, nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati.
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