Specifiche di funzionamento della PEC
PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata: consiste nella trasmissione elettronica di documenti informatici, tra due indirizzi e-mail certificati, assimilabile al tradizionale sistema postale ma al quale sono state aggiunte caratteristiche che permettono di assegnare ad ogni trasmissione certezza, valore legale di invio, ricezione o mancata ricezione. Il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio e dei suoi eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. SoluzioneSito mediante collaborazione con enti autorizzati al rilascio e alla gestione di caselle di posta elettronica certificata è in grado di attivare il presente servizio sul proprio dominio soluzionepec.com.
La visualizzazione e l'invio di messaggi certificati con il servizio SoluzioneSito deve avvenire tramite un programma installato in locale sulla macchina in uso al cliente, non viene infatti fornita, per scelta, una webmail. Tutti i client di posta aggiornati possono essere impostati per scaricare i messaggi certificati assieme alla posta elettronica ordinaria, è sufficiente utilizzare i seguenti parametri di configurazione:
Casella/Nome utente: la casella @soluzionepec.com attivata
Password: la password alfanumerica trasmessa dal supporto a conferma dell'attivazione
POP3: pop3spec.soluzionesito.com (connessione SSL - porta 995)
SMTP: smtpspec.soluzionesito.com (connessione SSL - porta 465)
In fase di impostazione della casella è possibile che il programma di posta segnali la mancanza di certificato riferito alla connessione, è sufficiente proseguire senza problemi. Si consiglia dopo la configurazione di effettuare un invio e una ricezione di prova verso un altro indirizzo certificato.
Domande frequenti sulla posta certificata
A seguire sono elencate alcune domandi frequenti (FAQ) relative alla posta elettronica certificata. Nel caso in cui non sia disponibile la risposta alla vostra domanda è possibile rivolgersi al servizio di supporto online se si è già clienti o in alternativa al servizio commerciale prevendita.
Posso inviare messaggi dalla mia casella PEC verso un indirizzo e-mail tradizionale (non PEC)?
Si è possibile, ma in questo caso non si riceve la conferma certificata di avvenuta consegna della comunicazione e l'e-mail inviata / ricevuta tra due caselle non certificate perde il suo valore legale.
Abbiamo già la nostra e-mail aziendale ordinaria del tipo “info@nomeazienda.it”, dobbiamo sostituirla con una casella PEC?
La posta certificata è utile per sostituire la vostra casella postale fisica nella ricezione ed invio di raccomandate AR cartacee. Per gli scambi di e-mail informative, commerciali e tecniche è necessario usare la vostra casella e-mail ordinaria. La posta certificata deve essere usata solo nel momento in cui si ha necessità che la comunicazione abbia valore legale come nel caso di invio di fatture elettroniche, solleciti di pagamento e tutto ciò che normalmente inviereste tramite raccomandata AR.
Ma non posso certificare il mio dominio? Così da avere una casella certificata più personalizzata del tipo “nome@miodominio.it”
Tecnicamente è possibile ma non è un servizio che desideriamo vendere. A meno che non vogliate rivendere delle caselle PEC non è vantaggioso farlo. Non sarebbe più possibile disporre di e-mail ordinarie.
La nostra azienda può inviare le fatture in formato elettronico usando la PEC?
Sì, vanno però inviate agli indirizzi PEC dei clienti e non agli indirizzi ordinari. Per l'attuale normativa, tutte le fatture possono essere comunque inviate come allegati anche usando la posta elettronica tradizionale, la procedura è corretta in base al D.P.R. 633/72 art. 21, comma 1, ultimo periodo, che dispone: "la fattura si ha per emessa all'atto della sua consegna o spedizione all'altra parte" ovvero all’atto della sua trasmissione per via elettronica.
La nostra azienda può ricevere i certificati di malattia INPS usando la PEC?
Sì, è sufficiente attivare la casella PEC e dichiararla all'INPS. Dal 18 giugno 2011 aziende e imprese ricevono i certificati di malattia dei propri dipendenti attraverso i canali telematici predisposti dall'INPS. I certificati medici sono inviati per via telematica dal medico all'INPS e poi dall'INPS all'azienda. Quest'ultima può consultare i certificati di malattia INPS usando il sistema diretto INPS inserendo ogni volta le credenziali PIN oppure molto più semplicemente facendoseli spedire alla propria casella certificata.
La posta certificata è uno standard internazionale?
No! È stata richiesta l'internazionalizzazione dello standard italiano ma al momento non lo è. Non essendo uno standard internazionale se avete clienti o fornitori stranieri è presso che impossibile che questi adottino mai la PEC.
È obbligatorio leggere la propria casella di posta certificata
Nel momento in cui si attiva una casella PEC, avendo questa valore legale, si è obbligati a guardarla come la posta ordinaria. In altre parole in sede di un eventuale contenzioso non è possibile sostenere di non aver letto un messaggio certificato.
I messaggi PEC possono essere recuperati se vengono cancellati?
I messaggi di posta certificata (inviati o ricevuti) che vengono cancellati dall'utente NON sono recuperabili da parte del gestore PEC, il gestore ha il solo obbligo di mantenere traccia delle ricevute di avvenuta consegna, non dei messaggi stessi.
Esiste un elenco degli indirizzi PEC delle Pubbliche Amministrazioni?
Sì, a questo indirizzo: www.paginepecpa.gov.it
CEC-PAC e PEC, è possibile usare la PEC gratuita governativa per la mia impresa?
No! La CEC-PAC (ovvero Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino) è utilizzabile solo per lo scambio di messaggi tra il cittadino e la pubblica amministrazione.
Quali sono le modalità, i costi e le sanzioni relative alla comunicazione del proprio indirizzo certificato al Registro delle Imprese?
Dopo aver fatto richiesta di una casella PEC ed aver ricevuto la conferma di attivazione della stessa, questa poi va comunicata al Registro delle Imprese. Le imprese esistenti solitamente si rivolgono al proprio commercialista di fiducia che si occuperà di fare tale comunicazione alla Camera di Commercio, le imprese costituende invece, dopo aver attivato l'indirizzo PEC, devono comunicarlo al Notaio durante l'atto di costituzione della società. Il Notaio iscriverà così in modo automatico anche la casella certificata al Registro delle Imprese. L'iscrizione dell'indirizzo PEC al Registro delle Imprese è un'operazione gratuita, esente per legge da imposta di bollo e dai diritti di segreteria. Il professionista che esegue l'iscrizione per vostro conto potrebbe richiedere un compenso per l'operazione svolta. La violazione dell'obbligo di comunicazione attualmente prevede una sanzione da € 206,00 a € 2.065,00 (art. 2630 codice civile).